Obligation des sociétés de renseigner leurs bénéficiaires effectifs

Obligation des sociétés de renseigner leurs bénéficiaires effectifs et gérants/administrateurs-délégués pour le 31/03/2019 dans le registre UBO

Vous en avez certainement déjà entendu parler dans les médias de ces derniers mois, l'Administration fiscale veut pouvoir identifier les bénéficiaires effectifs ainsi que les gérants/administrateurs- délégués de chaque société, ASBL.

Les applications sont aujourd'hui opérationnelles. Vous pouvez, vous-même vous acquitter de cette obligation ou nous pouvons nous en charger pour vous 

De quoi s'agit-il exactement? 

La loi du 18/09/2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces prévoit la mise en place d'un registre des bénéficiaires effectifs appelé UBO pour "Ultimate Beneficial Owner". Il s'agit là de la transposition d'une directive européenne dans le droit belge.

Qu'est-ce qu'un bénéficiaire effectif?

Pour les sociétés, sont considérés comme bénéficiaires effectifs :
1. La ou les personnes physiques qui possède(nt), directement ou indirectement, un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de cette société, y compris au moyen d’actions au porteur ; La possession par une personne physique de plus de 25% des droits de vote ou de plus de 25% des actions ou du capital de la société est un indice de pourcentage suffisant de droits de vote ou de participation directe suffisante. Pour plus d’information sur l’identification des bénéficiaires effectifs indirects veuillez consulter le FAQ disponible sur le site internet du SPF;

2. La ou les personnes physiques qui exerce(nt) le contrôle de cette société par d’autres moyens (e.g. pacte d’actionnaires, droit de nommer les membres du conseil d’administration, droit de véto). 

3. La ou les personnes physiques qui occupe(nt) la position de dirigeant principal, si, après avoir épuisé tous les moyens possibles, et pour autant qu’il n’y ait pas de motif de suspicion, aucune des personnes visées précédemment n’est identifiée, ou s’il n’est pas certain que la ou les personnes identifiées soient les bénéficiaires effectifs. S’agissant d’une catégorie résiduelle, l’identification d’un tel bénéficiaire effectif doit être dûment documentée et fondée (e.g. démarches entreprises pour l’identification des deux premières catégories, issues des recherches effectuées).

Comment enregistrer les bénéficiaires effectifs dans le registre UBO?

Le représentant légal ou un des gérants ou encore un mandataire disposant du mandat UBO, doit se rendre sur le site MyMinFin et se connecter à l'application prévue à cet effet. Pour ce faire, vous devez être en possession de votre carte d'identité EID valable (non périmée), du code PIN de cette dernière et d'un lecteur de carte EID (en vente dans les grandes surface ou en magasins spécialisés).

Quand ce registre doit-il être complété?

L'administration impose que le registre soit complété pour le 31/03/2019 AU PLUS TARD. Il est possible que le délais soit prolongé, mais pour l'instant rien ne le laisse supposer.

Quelles sont les sanctions prévues en cas de manquement?

En cas d’infraction aux dispositions relatives à l’identification et à la communication des informations sur les bénéficiaires effectifs, même en cas d'enregistrement tardif, les redevables d’information seront passibles d’amendes administratives comprises entre 250€ et 50 000€. Ces amendes sont infligées aux administrateurs, et, le cas échéant, à un ou plusieurs membres de l’organe légal des redevables d’information, leur comité de direction, ainsi qu’aux personnes qui, en l’absence de comité de direction, participent à leur direction effective.  Ce n'est donc pas la société qui supportera cette amende, mais bien le où les gérants/administrateurs-délégués.

Nous pouvons nous charger de cette mission pour vous.

En effet, nous pouvons compléter ce registre pour votre société. Pour ce faire, il vous suffit de vous présenter à notre bureau avec la carte d'identité et le code PIN d'un des gérants/administrateurs-délégués pour que nous puissions obtenir le mandat auprès de l'Administration fiscale. Si vous ne pouvez vous déplacer, il est toute fois possible que le mandat soit fait à distance, mais pour ce faire vous devez disposer d'un lecteur de carte EID.